概要

「オンネット見積」は複数人で作成する見積もりをネットワークにより会社内で共有するシステムです。①販売機能の得意先・品目マスタなどと連動、②上司承認機能、に特徴があります。この特徴から、人による「ゆらぎ」の無いデータ登録（マスタ連携するため）、バージョン管理の確実化による相手先からの問い合わせに対する正確な回答（エクセルでは間違ったバージョンで答えてしまう）、担当者の勝手な見積もり提出防止、などが徹底されます。

例えば大阪の事務機器販売の会社では、出先の社員（50名程度）がモバイルPCで見積作成を行い本部の管理者が「承認」をする運用で、利益確保を確実化した上で迅速・効率的に見積作業を行っています。

機能範囲

見積登録

・ヘッダー情報登録

・明細登録

・原価登録

・過去見積の参照追加

・マスタ未登録データの登録機能（得意先、品目）

添付ファイル登録

・見積と一緒に登録する添付情報のサーバ側格納

承認機能

・承認/否認

失注管理

・失注ステータスの登録

＊失注をどう管理するかは、各社違います。後続処理は個別適用となります。

過去見積検索

・過去見積の一覧表示

・品名、得意先、日付範囲などでの検索

印刷

・見積書印刷（未承認時の未承認スタンプ）

・発注書（請書欄を含む）、簡易請求書印刷

受注接続

＊各社個別対応（理由は後述）

補足説明

見積をサーバで集中管理（エクセル見積からの脱却）

多くの会社はエクセルで見積作成を行っていると思います。そして、その見積書を共有ファイルに格納していることで共有が図られていると認識されていると思います。「果たしてそうでしょうか？」
エクセル見積は、作成時や相手と交渉中は個人PCの中にあります。見積が確定すると日付タイトルでサーバの共有フォルダに格納されます。これでは作業中の見積もりが他人と共有出来ません。
売上の緒である見積もりを、作成中、確定を含めて、同じ場所に格納されることで、仕事の見通しが各段に上がります。作業進捗、売上見込み、社員の頑張りが、見積一覧を眺めるだけで見えてきます。また、テレワーク・モバイル時代の距離と位置を超越した見積共有化は、いまや必須の整備事項です。

承認作業の確実化

見積作業の流れで承認機能は重要です。①複数人での内容チェック、②提出金額の適切性確認、③見積作成完了日時の明確化、などの意味があります。「オンネット見積」では、承認が得られていないと印刷で「未承認スタンプ」が押される仕組みとなっています。

得意先マスタ、品目マスタに登録済みですか？

「オンネット見積」は、基幹マスタである品目や取引先などと連携しています。多くの見積システムが「見積書印刷システム」になりがちになるのを横目にして、「オンネット販売」の前段システムとして「オンネット見積」を基幹システムとして位置付けているからです。マスタ連動していると、①自社商品の受注見込みが分かる、②受注データとして連動出来る（受注入力の省力化）、③見積段階での想定利益把握などが可能になるためです。
ただ、このマスタ連携が「ホントにうまくいくか？」について考えておく必要があります。というのも、見積段階では初めての得意先、商品でマスタ登録されていない場合も多く想定されます。受注して初めてマスタ登録するのですから。各社により、マスタ登録されている見積書作成とマスタ登録されていない見積書の比率はマチマチでしょう。導入前にこの辺りを考えて、システム導入する必要があります。「オンネット見積」は、マスタ登録している場合、していない場合のどちらでも登録出来るようになっています。

発注書/請書印刷は非常に便利

見積書を印刷するということは、相手側が作成すべき発注書も「オンネット見積」で作成することが可能です。その下部に「請書」欄を設けています。このことは、見積提出時に「発注してね」で、発注書も付けて提出することになります。おそらく先方の発注作業も早くなるし、受注側も「発注書を作ってくれ」の要望対応で作成作業がなくなるので、トータルで数日受注が早くなると考えています。また、この事により発注と請け確認を確実に実施することになりますので、商流の適正化が図れます。

本当は利益確保が重要

教科書では「営業は代金回収までの責任を持つ」となっています。でも実際は「営業マンは売って売って売りまくる」になる傾向があります。その内実は「利益を縮小して売る」という傾向になりやすいことになります。見積提出時に適正利益確保を社内で牽制しなければなりません。
「オンネット見積」は、見積明細単位に想定原価を登録できます。その上で承認を得る事になります。ただ、この想定原価は適切に登録されるかは疑問です。品目がマスタ登録されているものはある程度、正確性が図られるでしょう。でも見積提出時に「ホントに儲かるのか？」は、承認判断時に必要です。

明細行は自由に

受注データは売上計上されるので、そのためのデータしか登録されません。ですが見積書には明細欄に自由な文字を書き込みます。例えば当社はシステム開発運用を行う会社ですが、１枚の見積書に初期費用と月額保守料と運用費用を記述する場合があります。注意事項を記入する場合もあります。この様に自由な記入に対応する必要があります。「オンネット見積」は自由自在記入に対応しています。

受注接続の難しさ

マスタ未登録項目、明細行自由自在記入のデータを受注接続するのは難しいのです。ただ「見積データは受注接続できるよね」を普通に考えるのは理解できます。接続には、明細に対して「コード化されているものと、そうでないものを目視で取捨選択する」機能が必要になります。この機能は各社個別対応となります。自動接続が比較的簡単な会社、そうでない会社もあります。

主要画面