概要

「オンネット購買」は、①発注、②請確認、③受領、④検収を中核とし、前後に「プロジェクト管理」「見積管理」「定期契約支払（家賃、駐車場代など）」「支払依頼（経理部門へ）」「外部購入バッチ接続（他の通販サイト購入など）」及び、発注部門による「購入依頼」などの機能が追加されます。
「オンネット購買」の主要な導入目的は次の5点と考えています。

1. 発注データ（後に請情報取得）から登録することで、相手側請求に依らない支払いが可能になる（相手側請求書チェック業務が無くなり大きな省力化が可能）
2. 取引金額と相手先、購入者、承認経路を複数人でチェックでき、不正防止など内部統制が強化される（購入者と発注先の不透明な取引の牽制）
3. 購入単価の推移分析、購入先比較分析、為替変動影響比較などが行え、購入単価交渉を優位に進められる可能性がある
4. 繰り返し購買、契約（期間、数量）購買について、複写、発注データ自動生成などで、作業の効率化が図れる
5. その他、エクセル表、手書き伝票処理よりも作業の効率化が可能

これまで、購買機能は、「販売管理の仕入れ」「生産管理の発注」「在庫管理の自動補充（発注）」などで、隠れた機能として存在していたと思います。
「オンネット購買」は発注、支払いという機能を販売、生産、在庫と明確に分離しています。プロジェクト管理、契約購買、買掛だけでなく、未払い、承認への対応なども独立させて、個別に機能拡張出来るようになりました。

機能範囲

以下の資料（「オンネット購買機能関連図」）を参照頂ければ「オンネット購買」の全体が分かると思います。おそらく「購買業務にはこのような機能があるのか？」または「この機能が無い」と感じられると思います。「オンネット購買」も「オンネット統合業務」の構成要素として動作しているので、販売、在庫機能とも連動しています。
また、「添付資料で説明した内容に（システムに）業務を合わせる」（なぜか一般には「システムに業務を合わせる」と言われていますが）ということは無いでしょう（資料で示した機能範囲がどこも同じという事は、経験上考えられない）。
当社は「経験をプログラムとして蓄積」していますので、経験が適用先と「同じなら利用」「違うのであればプログラム変更」という導入手順となります。
購買機能は、販売機能と比べて適用先ごとの変更が小さい、という印象です。

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オンネット購買WEB-EDIについて

購買WEB-EDIを導入すると発注先との間において、発注データ、検収データなどのやりとりが電子化され、業務が大きく効率化されます。

補足説明

購買システム導入の目的は？

私たちはこれまで10社を超える購買システムの導入を行ってきました。購買システムを導入する会社は「販売管理の仕入れ」「生産管理の発注」という事ではなく、独立して購買機能を導入する会社なので、比較的規模の大きい会社でした。大手電機メーカ関連会社、化学メーカ、研究所などです。各社の導入目的ではまず、①内部統制の強化 が挙げられます。これは不正防止だけでなく、購入金額分けによる、承認逃れ、作業現場、発注先ごとに同一商品でありながら異なる金額購入などが見つかっています。また、受領後60日以上の検収作業などです。とにかく「営業マンが発注し、受領・検収してそれを支払う」などのひとり作業は止める必要があります。

次に②購入単価の抑制 です。原材料価格が下がっているのに購入単価がそのまま、単価契約の更改を長期に行っていないなどを見つけ、論理的な道理に合った合理的価格交渉を進めるのに役立てるのです。この効果は大きく、購買システムの導入費用は直ぐに相殺できたケースもあります。 購買システムをシステム化することは、③相手の請求書ベース支払い では無く、発注と納入時点で支払う金額は決まっているという事です。このことは相手の請求書と検収内容を見比べる月末作業を無くすことが出来ます。この効果も大きく、ある会社では３名以上の事務作業を低減できました。まずは導入目的をしっかり決めることが重要です。目的が「事務の効率化」だけではあいまいで、もったいないと感じています。

購入するものは何か？

購買システムはモノ（有形、無形）を買うシステムです。「買うものはすべてデータ投入しよう」という話を聞きます。おおむね問題はありませんが、買うものにより管理方法が異なります。「購買システムで購入するものは何か」を整理する必要があります。

これまでの経験範囲を述べます（レベルが違いますが）。

• ・買掛金と未払い金対象品目
• ・商品仕入れ（購入転売品）
• ・原材料
• ・新聞代、駐車場代、支払い家賃など
• ・外注作業者受入れ、外注加工
• ・コンビニなど実店舗で買ってきたもの
• ・リース物件
• ・建設仮勘定の該当するもの
• ・温度計、圧力計などの資材
• ・病院給食 など

このような対象を「支払うという点は同じだからすべて管理できる」、これは無理です。

購買機能を使う人はだれか？　職掌をどう分離するか？

購買機能は①購入依頼部門、②発注部門、③受入れ部門（受入れ、検収）、④支払い部門で使われると考えています。しかしこれらの部門は組織によって分離されてない場合があります。例えば「営業部門の人が発注先を決め、発注し、購入し、受け入れて、そして経理に支払い指示する」という、一人で購入・検収が行われるケースです。この場合だと「オンネット統合業務」を導入してもうまく機能しません。「承認機能が邪魔！」ということになり「自動承認してくれ」と要求されます。システム導入には、部門を分けるまではいかなくても、最低限、役割（①から④）は決める必要があります。ただし、①は承認経路が各社異なるため拡張機能（オプション）として対応しています。

購買システムで見えること

「オンネット購買」導入で発注、支払いデータを可視化できます。①同じものを何回も購入している、②在庫があるのに購入している（その結果デッド在庫になる）、③購入単価に不自然さがある（買う人によって異なる）、④承認逃れのため分割発注している、など。要求部門、発注部門、受け入れ部門で人を分ければ（部門分けでなく責任者分離でもできる）、かなりの部分を事前に牽制できます。「愛と信頼」で事務作業を行うことは重要ですが内部統制が求められる中、まず行うべきは「購買業務の統制ルールと運用チェック」ではないでしょうか？

購入依頼は難しい

購入依頼は、買うもの、金額などによって、承認経路が異なります。例えば100万円以上では3段階承認あるいは稟議が必要になる、などです。ワークフローで実現することになると、組織や権限設定も整備されている必要があります。フロー制御は購買機能の付属機能ではなく、それ自体が大きな仕組みになります。「オンネット購買」は単純承認（２段階（AND承認）、人指定（組織は考慮しない）、のようにシンプルです（拡張機能）。「購入依頼をワークフローで回したい」というご要望は理解しますが、組織変更や組織移動、担当者の交代など、運用も大変です（必要であれば実装は可能ですが）。当社ではシンプルな機能に留めることをお勧めしています。

支払い通知書で支払う（請求書支払いでなく）と大きな合理化

既に一定規模の企業は実施しています。購買システム（発注機能）があるということは、発注段階で支払額が決定することになります。一定規模の企業以上の会社は、発注と検収によって「相手先の請求書」を見ずに支払います。相手先の請求書をチェックせずに支払うので、「自社側での請求書確認作業が不要」になるのです。差異（過払い、過小払い）については、事前契約で遡り処理を両者で契約しておきます。
ある「オンネット購買」導入先では、発注情報・検収情報から「相手先請求書」を作成し、相手先に確認・押印してもらう方式で行っているところもあります。
ある中小企業の社長が「ウチは（相手先の）請求書で支払うポリシー」と言いました。つまり「請求書を受け取らないと支払わない」という意味かもしれません。当社はその「ポリシー」は理解できません。ただ「請求書チェック払い」が多くの会社で廃止できないという現実（慣習）を、社内説得できない点も理解できます。購買システム導入の大きなメリット（請求書チェック作業の廃止）もある点、今後はこの方向になると思っています。

WEB-EDIをどう考えるか

日本の「情報通信白書」には「日本の企業は社内システム化に留まり、他社連携（DXというらしい）が遅れている」とあります。そもそも「社内システム化」が出来ていないのに「他社連携は無いでしょう？」と思います。ただ「オンネット購買」では、①発注書提出、②請書受け取り、③納入見込・予定受け取り、④検収通知提出をEDI（データ交換）で行う様に準備をしています。繰り返し購買をする際、非常に業務を効率化できると考えています。また提案・見積り依頼業務もWEB化することも視野にありますが、「オンネット購買」では各社要求が異なり今後の課題になっています（システム基盤があるので個別対応可能）。

単発購入をどうするのか（コード化するのか？）

単発購入とは、契約による繰り返し購入、マスタ品目購入と対比する用語として使っています。例えばある加工品を作る場合、「加工品が毎回異なるので購入する材料は毎回変わる」といった場合です。この場合、購入材料が毎回変わるのでマスタ登録する意味がない事になります。「オンネット購買」の場合、ある品目コードの名称を上書き変更する方法をとっています。そうすると「品目コードは同じで、品名が異なる」ということになります。この様な購入の管理方式を考えておく必要があります。

他システム購入、個人購入をどうするか？

例えば、事務用品のアスクルなどに代表される他システム購入の連携をあらかじめ考えておく必要があります（購入品カタログが整備されているので、購入は他システム利用が便利）。これまで、試薬、入院食材などがありました。「オンネット購買」の場合、他システムの発注情報をバッチ登録する仕組みとしています。どの情報からどの様な項目を接続するかについて、事前整理しておく必要があります。また、ホームセンタや電気量販店などで、社員が前払いで購入してきた品目の管理方法も整理しておく必要があります。

ハンディターミナル、バーコードスキャナー、タブレットの活用

「オンネット購買」は「オンネット統合業務」の中核機能であり、マスタはもちろん、それを利用するデータ処理（業務機能）は既に実装されています。この業務機能はWEBサービスとして画面処理と分離されています。PC画面でも、PC側は表示するだけが主な機能となっています（画面表示部と業務機能部の分離）。タブレットやＨＴ（ハンディターミナル）、スマホ、その他、インターネット接続機器も画面部の対応で「オンネット統合業務」の機能が容易に利用できるのです。タブレットやＨＴの利用は「机の無い場所で使うコンピュータ」として、データ発生源でデータ登録できる点が有益です。「オンネット購買」では発注書にバーコード印刷をし、受領時に発注書（もしくは納品書）をスキャンして現物照合すること、納品物のシリアルMO、ロットNOを読み取ることなどが考えられます。これまで経験した中では、発注段階で試薬の管理NOを付番（ラベルシール発行）、その内容で貼付け納品してもらいそのラベルをスキャンする事例がありました。

主要画面