概要

「オンネットデータ配布」はシステムから出力される①帳票（請求書、発注書、検収通知書など）や、②データを電子的にマスタ管理されている取引先（得意先、発注先）に配布する仕組みです。

これまで①については紙出力し郵送が主でした。電子化できてたとしてもPDF化しメール添付でしょう。②についても同じくメール添付かと思います。
この状況をシステム、もしくは人手で作成された帳票データを自動的にクラウド上の安全な領域に格納し、配布先（以下データ利用者という）が、WEB上の安全な認証を経てダウンロードする仕組みを提供するものです。

当社では「オンネット販売」「オンネット購買」などの基幹業務を開発済みで複数社に提供しています。この仕組みに対して「オンネットデータ配布」を接続すれば、請求書、発注書などの取引のための帳票データが自動で配布され、大きな業務効率化（配布時間の短縮、配布コストの抑制、封函手作業の廃止）が可能となります。

配布の仕組みは、帳票データと配布用制御ファイルを一対で登録すれば自動的に自動配信が行える様になっています。他社システムであっても「オンネットデータ配布」を利用して自動化可能です。

機能範囲

「オンネットデータ配布」は複数の機能によって構成されています。
その機能の関連について以下資料（PDF）をご参照願います。

■ 「オンネットデータ配布」機能・画面説明書（PDF）

補足説明

システム自体の導入であること

一般の帳票データ配布は全体の配布システムがあり、その中を各会社に区分けてサービス提供しています（以下共有型という）。一方「オンネットデータ配布」は、システム全体を利用各社のクラウド環境に個別提供しています。データ管理も機能変更や追加も個別に行えます。これは帳票データ配布を自社の要件に合わせながら配布先（取引先）と高度に連携できることを意味します。

自社によるデータ管理

「オンネットデータ配布」の配布データは、利用会社契約のクラウド上の安全な領域に格納されています。ダウンロード可能とするためにSASトークンが必要になります。この「安全な領域」に格納されているデータは、100％利用会社が管理できます。機密性の高いデータは、当社の様な運用管理の会社を介さずに自社で更新・削除することも可能です。

取引先（得意先、発注先）マスタと連動することの重要性

帳票データ（請求書、発注書）を作るシステムは、得意先・発注先マスタが存在すると思います。帳票データ配布も必ずこれらのマスタと連動（同じコード、名称）し、取引先管理をすべきと考えます。取引先管理とは、その取引先に紐付いた利用者ID、帳票データ実体を管理することを指します。

カスタマイズによる自社サービスの発展

個別のシステム適用になりますので、システム拡張は他社に関係なく個別に行えます。帳票データ配布は、基幹業務の出力データ、また配布先からの返答（例えば、発注書に係る請けデータ連携など）とも関連があります。データ連携の高度化は、取引先連携の基盤になると考えています。

高度な認証

昨今のWEB認証は、ID/Password管理だけでは社会的に通用しなくなってきています。「オンネットデータ配布」では、①ID/Password、②メール、SMSによる多要素認証、③Authenticatorによる多要素認証、などを用意しています。
①については、パスワードの複雑性を決めるポリシー設定、試行回数によるロックも可能です。ただ、①から③の組み合わせは利用時の操作負担との兼ね合いがあります。自社の状況に合わせて方式が選択可能となっています。

認可も必要

「オンネットデータ配布」は認可（役割制御）も可能としています。システム利用者ごとに役割を付与し、それによりサービスの利用可否を制御することが可能になります。
例えば配布データの区分（請求書、発注書などの区別）により、メニューボタンを分けボタンに役割を連動させれば、利用IDにより利用範囲を制御できます。

配布履歴の取得

帳票データのダウンロード履歴を取得しています。通常でない時間帯での利用検出、ダウンロードをしていない検出などが行えます。事象の検出後、メール、SMS連絡が行えます。

手動配布について

「オンネットデータ配布」の利用はシステム連携による利用を想定しています。しかし手動で作成したエクセルやPDFなどのデータもあるでしょう。そのデータを配布する場合はパスワード付ZIPでメール転送していたと思いますが、昨今この方式はランサムウエア感染の拡大を助長するなどの理由で「利用を止める」という情勢があります。
既に当社では、手動作成の資料、データ配布する仕組みを運用中です（SASトークンによるダウンロードサイトからのダウンロード方式）。この仕組みと「オンネットデータ配布」は同じ方式で実装されていることから、現在本システムへの統合を計画中です（2023.09.04現在）。

PDF仮想プリンタの提供（オプション）

帳票データの配布を考えた時、まず紙出力をPDＦ出力にする必要があります（紙帳票の電子化）。よく「個人PCのPDFプリンタでOK」との声を聞きますが、個人PCでのPDFプリンタ出力では、例えば請求書出力で考えた場合、請求書単位に手動出力になってしまいます。
そこで当社では、ネットワーク上に仮想PDFプリンタを用意しました。これを利用するとクラウド上のディスクに、処理全体の請求書を個別ファイルにしてPDFプリンタで一括出力することが可能になります。電子化できれば、「オンネットデータ配布」により、取引先に配布することができます。

MS365（OneDrive連携）接続について（オプション）

電子帳簿保存法への対応を考えた時、「システムから出力されたデータを帳簿・書類をデータのまま保存」する必要があります（電子帳簿等保存）。
また保存には、以下の４項目への対応が必要になります。

1. システム概要に関する書類の備え付け
2. 見読可能装置の備え付け
3. 検索機能の確保
4. データの真実性を担保する措置

１については、システム出力の処理概要書であり、２は、税務職員が確認可能な器材（ディスプレイ）の準備です。３については、取引先と各種日付が直ぐに検索可能であることであるので、ファイル名の規約、フォルダ分けで対応可能です。
問題は４です。これまでタイムスタンプなどの付与が求められていましたが、2022年1月の法改正(スキャナ保存制度の要件緩和)に伴い、「訂正・削除履歴の残るクラウドに格納する場合は不要」となりました。とすると、「オンネットデータ配布」機能にクラウド上のMS365（OneDrive連携）接続機能を付加すれば、フォルダ分け、日付分けして自動連係して格納することで自動的に履歴管理がされ、法的要件を確保することが可能になります。