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ホーム > 事業紹介 > onProduct / (社内情報系)社内知識共有の勧め/知識共有:活用のための改善POINT
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社内知識共有の勧め~Microsoft Office SharePointServerの活用をサポートします

知識共有:活用のための改善POINT

こうすれば、知識を再活用することで会社は伸びる
これまで、単純なコンピュータ利用では、手作業と大差が無いことを述べた。逆に悪くなることさえある。デジタル情報が個人PCに埋没するからである。ここでは、個人の知識をどのように扱えば、個人力を会社力にできるかを経験の中で述べたい。

1. 一か所に集中管理する
個人のパソコンに情報管理したのでは、絶対に会社情報とはならない。個人情報を会社情報として一か所に登録する仕組みが必要だ。

2. 必要な情報を短時間に探し出す仕組みが必要
この機能により、情報活用は劇的に変わる。文章をすべて検索し、高速に探し出す機能だ。まず、押さえておく必要があるのは、社員が作成する文書は自由であり、体系化して蓄積することは極めて困難ということである。「これを体系化して共有サーバに」と考えるから失敗する。
キーワードを指定すれば、格納文書をすべて検索(題目と内容を)し発見する機能があれば、ゆるやかに体系化して、一か所に格納していれば、必要文書を発見し、再利用できる。

3. 情報処理が一画面から実行できる仕組み
これだけ、業務がシステム化されると、業務の種類によって必要とするプログラムが異なる。これらの所在と起動方法をすべて頭に入れておくことは難しい。プログラムの起動を一か所にしておけば、迷ったり、利用しないことが無くなる。
たとえば、販売システム、購買システム、人事システム、在庫管理システムなど使うシステムすべての起動が、毎日見る画面(ポータルサイト)一か所に集中させる。

4. 組織の動きが一画面で参照できる
具体的には、会社の動き、部署の動き、人の動きである。朝出社したら、ある画面を開けば、これらが一望できることが望ましい。3.と合わせれば、すべての作業が、一画面で行える。
たとえば、会社カレンダ、個人の行動予定、掲示板、回覧板などが、一目で分かる。

5. 経験、気づきの蓄積効果が大きい
これまで、業務を通じて得られた経験、知識は、手帳かその他の紙切れにメモするしかなかった。 このメモ情報は、属人化し、個人の能力発揮に留まった。このメモ情報が、社員で共有できれば、組織として大きなチカラとなる。
IT化が一般化してきた現在、個人の情報整理を通じて、みんなで共有する仕組みは意外と簡単に構築可能である。

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